Dieses interne Informationssystem wird gemäß Artikel 12 des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar gemeinsam für die folgenden Unternehmen eingerichtet: HOTELERA POLLENSINA S.A. / ARRENDAMIENTOS Y EXPLOTACIONES POLLENTIA S.L. / HOTEL CALA EN BLANES S.A. / ALOJAMIENTOS TURÍSTICOS VILLA CONCHA S.L. Dementsprechend übernimmt HOTELERA POLLENSINA S.A. die Verwaltung und Bearbeitung der Mitteilungen, die über dieses interne Berichtssystem oder diesen Kanal eingereicht werden. Das interne Informationssystem dient als vertraulicher und effektiver Kanal zur Meldung von Unregelmäßigkeiten, die vom Unternehmen oder seinem Personal begangen wurden und im Rahmen einer beruflichen oder arbeitsrechtlichen Beziehung mit unserer Organisation bekannt geworden sind, gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar.
Die Organisation hat das interne Informationssystem über die folgenden Kanäle eingerichtet:
- Schriftlich:
- Per E-Mail: denuncia@hoposa.es
- Per Post an die verantwortliche Person für das interne Informationssystem der Organisation, bei der die entsprechende Meldung eingereicht werden soll, nämlich: HOTELERA POLLENSINA S.A. / ARRENDAMIENTOS Y EXPLOTACIONES POLLENTIA S.L. / HOTEL CALA EN BLANES S.A. / ALOJAMIENTOS TURÍSTICOS VILLA CONCHA S.L. Calle de la Vela Nº 8, 07470 Puerto de Pollensa, Balearen.
- Mündlich:
- Auf Antrag der meldenden Person kann die Information auch im Rahmen eines persönlichen Treffens mit der verantwortlichen Person für das System innerhalb von sieben Tagen nach Antragstellung übermittelt werden.
Zusätzlich zu diesen Kanälen können Mitteilungen auch über externe Meldekanäle der zuständigen Behörden erfolgen, wie z. B. an die Unabhängige Behörde für den Schutz von Hinweisgebern per E-Mail an canal.externo@proteccioninformante.es
Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.proteccioninformante.gob.es
Nach Eingang der Meldung bestätigt die verantwortliche Person des internen Informationssystems den Erhalt innerhalb von sieben Tagen im Falle namentlicher Meldungen. In jedem Fall wird die meldende Person über die in der Datenschutzgesetzgebung festgelegten Rechte und Pflichten informiert.
Die verantwortliche Person erstellt einen begründeten Bericht, in dem die Meldung angenommen oder abgelehnt wird, und rechtfertigt die getroffene Entscheidung.Der Bericht wird sowohl der meldenden Person als auch der betroffenen Person innerhalb von höchstens drei Monaten nach Ablauf der siebentägigen Frist übermittelt. In besonders komplexen Fällen kann diese Frist um weitere drei Monate verlängert werden.
Während der Bearbeitung der Meldung kann die Kommunikation mit der meldenden Person aufrechterhalten werden, und es kann, falls erforderlich, um zusätzliche Informationen gebeten werden.
Die Organisation stellt sicher, dass die betroffene Person über den Inhalt der Meldung und die wesentlichen Fakten informiert wird sowie über ihr Recht, schriftlich Stellung zu nehmen und über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert zu werden. Diese Information kann jedoch verschoben werden, wenn eine frühere Mitteilung die Beseitigung oder Veränderung von Beweisen erleichtern könnte.
Die verantwortliche Person für das interne Informationssystem garantiert die Vertraulichkeit für alle Personen, die das System nutzen, auch wenn die Meldung über nicht offizielle Kanäle erfolgt. Während des Verfahrens haben die betroffenen Personen Anspruch auf die Unschuldsvermutung, das Recht auf Verteidigung und Einsicht in die Akte, sowie auf denselben Schutz wie Hinweisgeber, einschließlich der Wahrung ihrer Identität und der Vertraulichkeit der Daten.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Verfahrens erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), dem spanischen Organgesetz 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte sowie dem Organgesetz 7/2021 vom 26. Mai über den Schutz personenbezogener Daten, die zum Zweck der Verhütung, Aufdeckung, Untersuchung und Verfolgung von Straftaten verarbeitet werden.
Die verantwortliche Person des Systems leitet Informationen, die auf eine mögliche Straftat hindeuten, unverzüglich an die Staatsanwaltschaft weiter oder an die Europäische Staatsanwaltschaft, wenn die gemeldeten Sachverhalte die finanziellen Interessen der Europäischen Union betreffen.
Die Organisation garantiert, dass keine Repressalien gegen Personen ergriffen werden, die auf mögliches rechtswidriges Verhalten, einen Regelverstoß hinweisen oder an der Untersuchung mitwirken.
Personen, die Verstöße gemäß Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar melden oder offenlegen und deren Handlungen oder Unterlassungen als schwere oder sehr schwere Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten gelten können, haben Anspruch auf Schutzmaßnahmen, sofern die in Artikel 35 genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Die Schutzmaßnahmen sind in Artikel 38 des genannten Gesetzes festgelegt.
Die Meldung und die zugehörigen Informationen werden in den Räumlichkeiten der Organisation gemäß ihrer Dokumentenaufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinie sicher aufbewahrt.
Die Organisation führt ein Register aller eingegangenen Meldungen. Diese werden nur so lange aufbewahrt, wie es erforderlich und verhältnismäßig ist, um die Anforderungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Hinweisgebern und den Kampf gegen Korruption zu erfüllen, sowie in Übereinstimmung mit Artikel 24 und anderen anwendbaren Bestimmungen des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte.